Gras Savoye certifie son processus de dématérialisation

Confié à la société Tessi depuis 2014 dans une logique externalisée, cette solution a vocation à fluidifier les échanges avec les assurés et de garantir la conservation électronique des dossiers clients. Il est certifié NF461 depuis juillet dernier.

Souvent réticents quand il s’agit d’externaliser leur cœur de métier, les acteurs de l’assurance n’hésitent pas à sous-traiter certains de leurs processus critiques quand il s’agit d’engranger des bénéfices opérationnels organisationnels et désormais réglementaires.

Dans cette logique, le courtier Gras Savoye avait, en 2014, décidé de dématérialiser les flux de ses clients en optant pour la solution dématérialisée de Tessi. Objectif : fluidifier les échanges avec ses assurés. Résultat, les données sont à portée de clic là où il fallait manipuler du papier. Les gestionnaires équipés d’une solution dématérialisée de documents ont ainsi la possibilité d’interagir rapidement avec les clients. Sur leur poste de travail, ils accèdent au dossier de l’assuré et peuvent le renseigner rapidement (pièces à compléter pour un dossier en attente, etc.).

Se positionner en gestionnaire de confiance
Dans un contexte de normalisation accrue, le courtier a souhaité se positionner en gestionnaire de confiance auprès de ses assurés tout en conservant la sécurité de ses clients (fraudes, pertes, destruction, …). Il a ainsi décidé de certifier les prestations de traitement dématérialisé de l’information mise en place pour ses assurés. Pour cela, il a procédé à l’audit de l’ensemble de la chaîne de dématérialisation et d’archivage électronique mis en œuvre et géré par Tessi. Au terme de cette démarche, le processus dématérialisé porte sur le périmètre des dossiers Santé, soit 60 % des flux traités. Il a obtenu la certification NF461 le 18 juillet 2016. Il s’agit d’une homologation centrée sur l’archivage électronique qui prouve la conformité d’une SAE (Système d’archivage électronique), ainsi que la performance du champ opérationnel dématérialisé.

Traçabilité et diminution des risques opérationnels
Une telle certification permet de garantir l’intégrité des documents numériques générés par rapport à l’original papier. En d’autres termes, elle assure la pérennité de leur conservation électronique, la traçabilité des événements tout au long du cycle de vie des documents et la sécurité du système de dématérialisation et d’archivage électronique. Des garanties qui viennent également contribuer aux mesures permettant de réduire le risque opérationnel dans les processus de traitement des dossiers, tel que l’impose le cadre du pilier 2 de la réglementation Solvabilité II.
En fait, dans un contexte de cyber-sécurité, cette certification introduit la traçabilité des demandes clients reçues. Ainsi, tout courrier, e-mail, fax provenant d’un assuré est numérisé et est orienté vers son dossier électronique. Aucun document ne peut être perdu et toute demande est tracée pour garantir le meilleur traitement par les services de gestion de Gras Savoye. De même, la normalisation apporte une trace conforme à l’original sachant que le document numérisé ne subit aucune transformation ni détérioration.
La démarche de certification permet à Gras Savoye de prouver la conformité de ses processus clients. L’objectif est de procéder à son déploiement sur l’ensemble de ses autres filières métiers (Auto, Affinitaire, etc.).