Baromètre Actuaris de la gestion de la délégation sous Solva II

Première du genre, cette étude apporte un éclairage sur l’état d’avancement des délégataires de gestion en termes de prise en compte de la conformité à Solvabilité II. Aux avancées dans certains domaines s’opposent des retards dans d’autres. Méthode prise en compte, la démarche Actu-Gestion du cabinet conseil.
 

Dans son article 47, Solvabilité II rappelle que les organismes d’assurance doivent mettre en place une fonction de l’audit interne. Un audit qui déborde le cadre des processus internes pour embrasser également ceux des délégataires de gestion. Comment maîtriser les travaux associés sachant qu’un porteur de risques peut avoir plusieurs délégataires de gestion ? En 2013, Actuaris a mis au point la démarche Actu-Gestion. Sa vocation : optimiser et mutualiser les audits des délégataires de gestion en suivant une méthodologie basée sur un référentiel mis au point par la société de conseil en collaboration avec de nombreux acteurs de l’assurance de personnes.
En 2016, Actuaris a ainsi audité un panel de près de 25 délégataires représentatifs du marché avec pour finalité de mettre en exergue une évaluation objective et indépendante de performance, de qualité et de conformité des démarches et des procédures de gestion mises en place par les délégataires de gestion qui ont déjà  mis au point des pratiques s’alignant sur les exigences réglementaires :  le respect de la recommandation ACPR relatif au suivi et au traitement des réclamations ; la lutte contre le blanchiment de capitaux et financement du terrorisme (LCB/FT) ; la protection des données personnelles ; la démarche de contrôle interne ; la cartographie des risques ; les systèmes d’information.

Du retard en matière de réclamations et des voies de recours
Sur le traitement des réclamations, par exemple, le taux de conformité global affiché est de 85 %. En fait, les délégataires se sont équipés d’outils spécifiques pour asseoir un suivi et un traitement en la matière. Néanmoins, la distinction entre réclamation justifiée et injustifiée n’est pas encore totalement maitrisée. Et l’information sur le dispositif de traitement d’une réclamation n’est pas suffisamment explicitée à la clientèle. Quant aux voies de recours possibles, elles sont rarement transmises.
 
En matière de LCB/FT, le baromètre relève un taux de conformité de 63 %. Les dispositifs mis en place restent perfectibles. Si les procédures sont formalisées, on note que peu de vigilance opérationnelle est observée. Un défaut de formation des salariés apparaît. Peu de délégataires ont testé leur dispositif et rares sont les délégataires ayant mis en place un dispositif de lutte contre le financement du terrorisme.
 
La destruction des données en question
Quid de protection des données personnelles ? 60 % des délégataires ont sensibilisé et formé leurs collaborateurs. 29 % ont opté pour la déclaration d’un CIL (correspondant informatique et libertés) auprès de la CNIL. En matière de non collecte de données sensibles, une bonne moitié des acteurs réalisent des contrôles. Enfin, aucune structure n’a mené de réflexion sur la destruction des données.
 
Concernant le contrôle interne, on note un niveau de conformité global de 57 % en 2016. Les délégataires ont désigné une personne en charge du dispositif en la matière et ont conçu un dispositif de contrôle permanent. Le niveau 1 est déjà généralement décrit et opérationnel ; les contrôles sont formalisés mais un défaut de traçabilité persiste ; quant au niveau 2, il apparaît comme rarement organisé et peu décrit. En fait, très peu de délégataires disposent d’un service d’audit interne ; aucun comité d’audit n’est à signaler.
 
Les aléas liés aux fonctions supports sous-représentés
Concernant la maîtrise des risques, elle affiche un taux de conformité global de 55 %, selon l’étude d’Actuaris. Une approche analytique permet de mettre en exergue une cartographie des risques déployée chez un peu plus de la moitié des délégataires audités ; néanmoins elle ne couvre pas l’ensemble des activités et des risques. Les aléas inhérents aux fonctions supports apparaissent comme sous-représentés. En outre, la cartographie des risques n’est pas encore un outil de pilotage pour les directions générales. Autre enseignement de ce baromètre, les délégataires ayant le plus avancé sur ce chantier sont accompagnés par des prestataires de services.
Dans un contexte métier fort concurrentiel, les enjeux de conformité sont critiques, avec en jeu la conservation des délégations acquises et demain l’obtention de nouvelles.