Encourager la flexibilité pour vivre une nouvelle expérience collaborateur

MS Amlin a intégré de nouveaux locaux début mars 2022. Véronique PEROTTINO, Directrice générale France mise sur ce changement de lieux pour impulser aussi de nouvelles manières de travailler, dans un contexte plus global de transformation de l’entreprise.

Pourquoi avoir pris la décision d’engager un projet de déménagement de votre équipe MS Amlin France ?

Au-delà de l’aspect financier,  notre bail rue de la Boétie venait à expiration, en août 2021, et j’ai fait le pari en avril 2021 d’explorer ce que le marché immobilier des bureaux pouvait comporter comme opportunités pour créer un nouvel environnement de travail.

Nos locaux haussmanniens étaient vastes, mais peu optimisés. Situés en étage bas et sur plusieurs niveaux, ils n’étaient pas très lumineux et ne facilitaient pas la rencontre et donc les échanges entre  les  équipes. Déménager signifiait surtout pour moi casser les codes, et réfléchir collectivement à la manière de définir un nouvel espace commun de travail. Nous avions de nombreux bureaux fermés, avec des espaces dédiés aux collaborateurs notamment en fonction de leurs grades.

Vous avez opté pour le quartier des Batignolles, qu’est-ce qui vous a séduit dans ces locaux ?

Nous avons visité une douzaine d’ensembles de bureaux capables d’accueillir les équipes de MS Amlin. Il se trouve que l’immeuble REZO – situé rue Georges Picquart- est le premier qui nous a été proposé et a remporté notre adhésion. Parmi mes critères d’appréciation, pouvoir rassembler tous les collaborateurs sur un même plateau était important, tout comme l’accès à un extérieur, et la luminosité des lieux. Nous sommes installés au 6^ème et dernier étage de cet immeuble atypique, avec une coursive extérieure qui offre une vue sur tout Paris !

L’accessibilité du quartier convient à un très grand nombre de situations individuelles, avec la desserte par la ligne 14 du métro et les lignes J et L du transilien. De nombreux bus complètent ce dispositif de transports en commun, tandis que l’immeuble dispose d’un parking pour les vélos, les 2-roues et les voitures.

La configuration initiale des lieux imposait que nous réfléchissions à une nouvelle manière de les exploiter pour qu’ils répondent à notre objectif de plus grande transversalité dans les méthodes de travail. L’aménagement a mobilisé toute notre énergie, avec des espaces dégagés, des tons clairs utilisant notamment le bois. Tout a été pensé afin de faciliter les échanges entre les collaborateurs.

Ce déménagement s’accompagner de la mise en place du flex office. Comment avez-vous préparé cette nouvelle organisation du travail ?

Nous avons partagé le projet de déménagement avec l’ensemble des équipes dès le début de notre réflexion, pour en faire un projet collaboratif. Ainsi les photos et nos critères de sélection ont circulé, puis nous avons monté un groupe de travail baptisé REZO GO ! avec les membres du CSE et un représentant de chaque équipe. Pourquoi ? Pour susciter de l’engagement et si possible, lever les potentiels écueils que pourrait présenter une organisation en flex office. Pour certains collaborateurs, les options retenues auraient pu représenter des obstacles : plus de téléphone fixe, plus de bureau attribué, aucun document ou affaire personnelle ne peut rester sur place en fin de journée. Mais les nouvelles possibilités offertes viennent rapidement effacer ces craintes : chaque collaborateur dispose d’un casier personnel pour éviter de transporter inutilement son matériel. Une application permet de réserver très facilement son emplacement de travail individuel ou une salle de réunion en fonction de son emploi du temps et de ses besoins. Nous accompagnons le changement en maintenant un zonage, léger, pour que les équipes se retrouvent plus facilement dans cette période de transition. Mais je reste convaincue que de nouvelles habitudes de collaboration vont rapidement s’imposer.

Même si notre 6^ème étage est scindé par un espace central qui dessert le plateau, il permet de matérialiser mon souhait de désacraliser la hiérarchie. Nous n’avons plus de bureaux fermés, ce qui autorise chacun à aller poser directement des questions, et d’envisager des relations différentes, comme des projets à géométrie variable.

A titre personnel, je suis ravie de pouvoir participer pleinement à la vie de l’entreprise, et de ne pas être isolée dans un bureau fermé. Bien sûr, je peux avoir besoin de me concentrer, mais les locaux le permettent aussi. Certaines zones sont plus calmes, même en open space. Pour proposer des solutions, être accessible est nécessaire.

Quel bilan tirez-vous quelques semaines après votre installation ?

Nous avons organisé des visites découvertes, par équipe, en bloquant 7 jours pour favoriser l’appropriation des lieux par les collaborateurs. Nous avions prévu des temps conviviaux pour fêter cette arrivée, ainsi que des goodies adaptés à ces changements : un sac à dos pour ceux qui rapportent leur ordinateur à la maison, et un panier en feutrine pour rassembler ses effets personnels en fin de journée, et les stocker dans nos casiers. Chacun peut continuer à personnaliser son espace de travail, de manière nomade.

La notion d’équipes plus flexibles s’impose peu à peu : les souscripteurs en RC peuvent travailler à proximité des régleurs RC, ou ceux qui travaillent sur les polices avec les équipes commerciales. Je suis confiante pour que ces évolutions se mettent en place naturellement. L’aménagement des locaux participent à cette fluidité : 12 bornes wifi permettent d’être relié au réseau quel que soit votre emplacement sur le plateau, et même quand vous vous déplacez d’une salle de réunion à votre desk. Les écrans dans les salles de réunions se connectent de manière induite. Ces éléments participent à la notion de facilité, de modernité que je souhaite insuffler. Casser les habitudes de travail anciennes permet de proposer une promesse différente en matière d’expérience collaborateur.

Nous avons prévu d’interroger prochainement les collaborateurs sur leur ressenti suite à ce déménagement. Pour l’instant, nous sommes encore dans la découverte à nous partager les bons plans découverts par chacun dans le quartier.

Comment envisagez-vous l’année 2022 ?

2021 a marqué la fin de notre plan de remédiation, et nous sommes partis en conquête assez fortement, une stratégie qui s’est montrée probante dès le début de l’année. Nos équipes ont fait une belle année tant en termes de croissance que de résultats. Nous avons enregistré de nombreuses affaires en acquisition, notamment en D&O. Nous travaillons donc  avec une pression du chiffre amoindrie, ce qui nous permet de sélectionner aussi les sollicitations qui correspondent le mieux à nos objectifs, ou de décider d’accompagner un courtier qui aurait une situation plus délicate à gérer. Dépanner un courtier dans le cadre d’une relation partenariale permet d’entretenir un rapport équitable avec notre réseau de distribution.

Nous avons lancé récemment une enquête auprès de nos courtiers, à la fois pour apporter des correctifs si elle révèle des points à améliorer. Mais nous souhaitons aussi évaluer si les attentes de nos distributeurs évoluent, voire si de nouveaux besoins se font sentir. Nous menons cette action sur quatre de nos marchés, pour avoir une vision différenciée. Les résultats seront partagés prochainement avec nos équipes et notre réseau.

Propos recueillis par Céline MESLIER