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14 décembre 2021

Se mettre en conformité est une démarche d’amélioration continue

EDIconformité, l’outil de partage d’informations entre courtiers, compagnies et clients vient de fêter ses deux années d’existence. Après les campagnes de collecte d’informations de 2020 et 2021, Laurent Perret, Directeur des Opérations, dresse un premier bilan de l’utilisation de la plateforme par les courtiers.

La campagne de publication des questionnaires de conformité sur EDIconformité s’est étendue de fin mars à fin juin 2021. Quels enseignements en tirez-vous ?

Nous avons comptabilisé 1 400 inscrits pour la campagne 2021, contre 820 pour celle de 2020. Si la notion de campagne reste très importante, il faut souligner aujourd’hui que la conformité est un sujet sur lequel il convient de travailler toute l’année. L’ouverture et la fermeture de la campagne sur EDIconformité permet de prendre une photo de la conformité d’un courtier, et ces bornes temporelles permettent de remplir une obligation comme le renouvellement à l’ORIAS ou une déclaration fiscale. Mais la richesse de l’outil ne se résume pas à cette photo. Ainsi, on peut compléter son questionnaire en deux heures ; en pratique, fournir la documentation associée à chaque question va nécessiter bien plus de temps., et peut représenter plusieurs mois de travail, que nous incitons les courtiers à réaliser en dehors des temps de campagne. Ainsi, ils n’auront plus qu’à appuyer sur le bouton lorsque la publication des questionnaires sera ouverte.

La campagne 2022 démarrera le 28 mars, mais n’attendez pas cette date pour adresser le sujet ! Les questionnaires seront cette année disponibles plus tôt, dès le mois de janvier, pour faciliter cette anticipation. N’oubliez pas non plus que l’essentiel des questionnaires est pérenne d’une année sur l’autre. Seul 15 % du périmètre avait évolué entre 2020 et 2021 et cela devrait être de même en 2022. Ainsi, les courtiers déjà inscrits sur la plateforme vont capitaliser sur les premiers questionnaires qu’ils ont remplis. Le travail à réaliser s’allègera année après année.

Que répondez-vous à un courtier qui aurait la tentation d’esquiver certaines questions ?

L’avantage de notre outil consiste à présenter la situation du courtier à l’instant T. Sur des points précis, il peut avoir des actions à mener : créer des procédures, sensibiliser et former ses collaborateurs. Le bon sens dicte qu’il faut mieux être informé de ces améliorations nécessaires, plutôt que de les éviter. Créer une procédure de lutte anti-blanchiment n’a rien d’inné pour un courtier et cela se comprend. Les adhérents de PLANETE CSCA sont privilégiés sur ce plan car ils peuvent s’appuyer sur une base documentaire et des modèles de documentation. La base de travail est faite même si personnaliser ces documents et se les approprier reste une démarche personnelle à chaque cabinet de courtage. Il est toutefois plus simple de partir d’une matrice que d’une feuille blanche !

Notre recommandation est de ne pas s’abstenir de répondre : dire « non » à certains items n’est pas une réelle difficulté et n’entraînera pas de conséquence, en tout cas, pas aujourd’hui pour autant que l’intermédiaire planifie dans son plan d’actions et réalise la remédiation associée pour transformer le « non » en « oui » par la suite. Remplir de manière réaliste l’ensemble du questionnaire présente au contraire l’avantage de pouvoir identifier les thématiques sur lesquelles peuvent porter les efforts. Ainsi pour résumer, mieux vaut répondre que ne pas répondre.

Quels sont vos projets pour 2022 ?

Tout d’abord, nous continuerons à sensibiliser les courtiers qui ne sont pas encore inscrits sur l’outil. Aujourd’hui, la dynamique est bonne et nous enregistrons quotidiennement des inscriptions. Nous dénombrons près de 1900 intermédiaires inscrits à ce jour.

Notre second axe de travail en 2022 portera sur l’accompagnement de ceux qui rencontrent des difficultés pour compléter leur questionnaire. Trop d’intermédiaires ne vont pas au bout de la démarche ce qui n’est pas satisfaisant.

Pour cela, nous irons à la rencontre des courtiers en régions pour leur donner des exemples concrets sur la méthodologie à suivre pour se mettre en conformité. Nous les sensibiliserons aussi à des sujets sur lesquels ils pensent, parfois à tort, ne pas être concernés. Par exemple, nul besoin d’assurer un ministre pour être touché par les questions portant sur les Personnalités Politiquement Exposées.

Il en est de même du respect des dispositions en matière de sanctions internationales. Assurer une filiale locale d’un grand groupe étranger peut entraîner l’application de dispositions en la matière et les courtiers doivent être vigilants.

Ces questions ne concernent pas seulement le grand courtage.

Même si de nombreux sujets restent à améliorer, la démarche est rentrée dans les pratiques professionnelles des courtiers à qui il aura fallu deux campagnes pour se mettre sur les rails. Ils en tireront les bénéfices dans les mois et les années à venir.

 

Regrouper toutes les informations règlementaires devenait essentiel à l’ère du digital

Témoignage de Valérie Berthier, Directrice Régionale QBE Grand Sud-Est et responsable des Partenariats, QBE

QBE considère la plateforme EDIconformité comme un outil intéressant et attractif pour les courtiers comme pour nous, compagnie. L’assurance est un domaine de plus en plus réglementé, les échanges entre les acteurs représentent une somme importante de documents, multipliée pour les courtiers par le nombre de partenaires assureurs. La possibilité de tout regrouper devenait essentielle à l’ère du digital.

Nous avons rejoint EDIconformité mi-juillet 2021, et nous avons communiqué à la fois par emailings et via nos réseaux sociaux, principalement LinkedIn. Aujourd’hui 17 % de nos apporteurs se sont inscrits et ont commencé à déposer leurs documentations règlementaires. L’objectif de 100% de nos intermédiaires présents sur la plateforme repose sur une volonté de pérenniser la relation. Nous souhaitons, lors d’une ouverture de code, que le courtier soit adhérent à cette plateforme, qui demeure, rappelons-le, gratuite pour lui.

L’outil EDIconformité présente des avantages pour notre compagnie : il sécurise les relations avec nos intermédiaires et les guide également sur les différentes obligations règlementaires. Il rend aussi les relations plus fluides et plus agréables. Il constitue aussi un gain écologique puisqu’il évite l’envoi de très nombreux emails et pièces jointes. Enfin, au sein de notre compagnie d’assurance, il permet d’organiser la vérification réglementaire de manière étalée dans l’année, sans devoir solliciter nos courtiers qui ont déjà communiqué les informations via la plateforme. Nous pouvons aller voir à tout moment le contenu de leurs déclarations que la plateforme a recueilli et cela se traduit de manière opérationnelle par des gains significatifs de temps.

 

En matière de conformité, la vigilance concerne tous les acteurs

Témoignage d’Anissa Eslin, Responsable juridique Métier & Conformité de PLANETE CSCA

Dans l’outil EDIconformité, au-delà des obligations s’appliquant à tous les courtiers, certaines sections concernent des obligations s’appliquant aux courtiers uniquement en raison de la délégation de gestion dont ils bénéficient. En effet, ils sont alors considérés comme des « sous-traitants » de l’assureur au sens de la réglementation européenne et doivent dès lors respecter certaines règles applicables à l’assureur. Dans cette dernière hypothèse, il appartient à l’assureur de prévoir les procédures pertinentes et de communiquer les consignes à ses intermédiaires. Par exemple, les dispositions en matière de lutte anticorruption vont s’appliquer par ruissellement et selon les instructions données par la compagnie d’assurances dans la convention de délégation.

PLANETE CSCA est attentif au respect du principe de proportionnalité des exigences, qui peut se traduire dans la recherche d’une juste mesure en termes d’obligations mises à la charge du courtier.